اجذب انتباه الجمهور وحفز المناقشة المثمرة خلال الاجتماعات الافتراضية بالاعتماد على النصائح التالية.
ستبقى العروض التقديمية عن بعد مُعتمَدة في المستقبل القريب، بعد أن أصبحت الاجتماعات عبر منصات زوم وسكايب وويب إكس أمرًا واقعًا، ما يوجب على رجال الأعمال وموظفيهم تعلم كيفية التفاعل والحوار في بيئة افتراضية.
ويبدو أن أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها مقدمو العروض؛ كثرة الحديث وعدم إشراك المتابعين في الاجتماعات الافتراضية، أو عندما يكون الجميع في نفس الغرفة.
وسواء كنت تتحدث مع شخص أم مع مئات الأشخاص، فإن التخطيط للتفاعل سيساعدك على تحقيق تفاعل أفضل مع جمهورك، وفهم ما يفكرون به، لتحقيق اتصال فعال يؤدي إلى نتائج حقيقية.
وتقدم هذه المقالة أفضل 10 نصائح لمساعدة القادة والمديرين على جذب انتباه الجمهور – وفقًا لموقع فاست كومباني– للاستفادة من حوارات مثمرة خلال الاجتماعات الافتراضية:
لا تؤجل الأسئلة حتى النهاية
شجع المشاركين على طرح الاستفسارات خلال الجلسة، لإيجاد اتصال حقيقي وعدم الانجرار في الحديث لفترات طويلة. ضع نفسك مكان جمهورك وفكر بالطريقة التي تفضل المشاركة بها.
حاول أن تعرف ردود الفعل مبكرًا
اطرح أسئلة أو أمثلة أو مواضيع ذات صلة بجلستك قبل الانتهاء من المحاضرة، سيساعدك ذلك على إيصال رسائلك ودمج أي أسئلة محددة تتلقاها خلال حديثك ضمن تقديمك.
استخدم الاستطلاع الإلكتروني
ضمِّن بعض الأسئلة متعددة الإجابات في عرضك التقديمي، لإتاحة الفرصة للجميع لعرض وجهات نظرهم في الوقت الحقيقي، وتأكد من إعداد الأسئلة بشكل مناسب، وكن مستعدًا لدمج الردود في المناقشة.
تأثير الأيدي المرتفعة أو خيارات غرفة الدردشة
قدم إرشادات واضحة عن طريقة المناقشة في بداية الاجتماع لتشجيع المشاركة، إذ أن بعض أفراد الجمهور قد لا يعرفون آلية عمل المنصة المستخدمة، واطلب من أحد زملائك مراقبة الاستفسارات الواردة ولفت انتباهك إليها، لمساعدتك في إدارة الحوار بشكل أفضل.
أتِح وقتًا مناسبًا للمشاركة
إذا كان لديك 20 دقيقة على جدول الأعمال، تأكد من تخصيص نصفها تقريبًا للأسئلة والمناقشة، مع الالتزام بالقاعدة الذهبية لتقديم العروض؛ مشاركة النقاط الرئيسة الثلاث التي تهمك بشكل صريح في بداية حديثك وفي نهايته، ولا يهم إذا غطيت جميع النقاط، فالتفاعل أكثر أهمية.
لا تستخدم عبارة -هل لديكم أسئلة؟
اسأل شيئًا محددًا بدلًا عنها، وحفز الأفكار والحوار؛ مثل سؤالك «ماذا سمعت من العملاء؟» واسأل الجمهور عن أكبر مخاوفهم، أو كيف نستطيع خدمتكم بشكل أفضل؟ واطلب التعليقات أو القصص ذات الصلة ولا تجعل المشاركة مقتصرة على الأسئلة. إن كانت المجموعة صغيرة، اطلب منهم إلغاء كتم الصوت طوال الوقت ليصبح الحوار أسهل.
ابدأ بالعصف الذهني قبل العرض التقديمي
يقضي معظم المقدمين وقتًا طويلًا في تصميم الشرائح، وبعض الوقت في المراسلة، ولا يفكرون كثيرًا في الأسئلة التي سيتلقونها، لذلك يجب أن تعكس العملية محاولًا توقع جميع الأسئلة، وبشكل خاص الأسئلة التي تأمل ألا تُثار، وجهِّز الإجابات، واجعل أعضاء الفريق مستعدين لتلقي بعض الاستفسارات لمنحهم دورًا في العملية.
حافظ على استمرارية الحوار
قدم وعودًا بالإجابة على أي أسئلة لم يُجَب عنها، بعد الاجتماع، إن لم يكن لديك وقت للرد على كل شخص أو إن كان أحد الأسئلة يتطلب إجابة أكثر تفصيلًا، فلا بأس بذلك، احرص على تقديم الإجابة فرديًا للسائل خلال يوم أو يومين، وقدم أيضًا معلومات اتصالك ، ليستطيع الجمهور المتابعة معك مباشرة.
التحضير الجيد
لا مناص من معرفة محتوى تقديمك، وكلما تدربت جيدًا وكنت واثقًا من معلوماتك، سيسهل عليك التوقف وتلقي التعليقات من الجمهور دون تلكؤ، مع مراعاة الدقة في ملاحظاتك دائمًا. وإياك أن تقرأ من ورقة، فهي طريقة مؤكدة لتفقد جمهورك وتبدو مهزوزًا.
ما من اجتماع جيد ينتهي بسؤال
لا تختتم بأسئلة وأجوبة، بل حاول أن تختم بطريقة قوية؛ عارضًا أهم رسالتين أو ثلاث رسائل تريد لجمهورك أن يتذكرها. وفي الأوقات الصعبة التي نمر بها بسبب جائحة كوفيد-19، ضع لهم اقتباسًا أو فكرة ملهمة.
وعلى الرغم من انتشار العمل عن بعد، يتوق الناس إلى التفاعل المباشر، ومن خلال التخطيط المسبق، فإن السعي الجاد لتحويل العرض الافتراضي إلى الحوار، سيعزز علاقاتك ويحدث تأثيرًا أكبر.
وإليك فائدة إضافية: ستفيدك النصائح أعلاه بعد العودة إلى الوضع الطبيعي، واستئنافنا للاجتماعات على أرض الواقع. وتذكر دائمًا أن تحقق أقل قدر من الإلقاء مقابل أكبر قدر من التفاعل.
The post 10 نصائح لزيادة التفاعل في الاجتماعات الافتراضية appeared first on مرصد المستقبل.